De Voorzorg

Dunkle Böden, eiserne Wartebänke, braune Decken aus Metallleisten. Das ist das Bild, das man sich von den Büros von De VoorZorg in Mechelen machen kann. Oder besser gesagt, das ist das Bild, das Sie sich vorstellen sollten. Nach der Auffrischung der Unternehmenswerte war es höchste Zeit, auch die Büros einer gründlichen Verjüngungskur zu unterziehen. Was auch geschah. Mit Erfolg und zur großen Zufriedenheit von Mitarbeitern und Besuchern. 

Wir treffen Tom Verbruggen, den Direktor für Gebäude und Logistik, in einem "seiner" neuen Aufenthaltsräume in Mechelen. Wir bemerken, wie der Ton des Gesprächs sofort die Wärme dieses Treffpunkts annimmt. Eine nette Note für die Bewertung eines umfassenden Innenarchitekturprojekts, dachten wir. Aber das war gar nicht nötig. 

Tom Verbruggen: "Die VoorZorg ist eine herzliche Organisation, die für Wagemut, Solidarität und Engagement im Quadrat steht. Und die alte Einrichtung stand dem diametral entgegen. Um nicht die Worte Zange und Schwein zu verwenden. Wir haben kurz überlegt, ob wir die alte Einrichtung nicht Vintage nennen sollten, weil das einen Unterschied im Budget bedeutet (lacht). Aber diese Büros waren einfach nicht mehr zeitgemäß. Und völlig verbraucht.  

Durch die Verwendung von organischen Materialien, wohnlichen Elementen und warmen Farbtönen ist es uns gelungen, unsere Werte in unseren Büros widerzuspiegeln. Das ist wichtig, aber am wichtigsten ist natürlich, dass wir in Bezug auf die Arbeitsumgebung einen großen Sprung nach vorn gemacht haben. 

Was genau hatte dieser Sprung zur Folge? 
"In erster Linie wollten wir unsere Besucher besser bedienen. Schließlich sind wir für sie da, nicht für uns selbst. Dazu passte eine Reihe von neuen Konzepten, die sich an der erwarteten Dauer eines Kontakts oder der gewünschten Privatsphäre orientieren. Deshalb haben wir eine klare Unterscheidung getroffen zwischen dem Empfangsschalter, an dem man schnell etwas abholen kann oder an den man verwiesen wird, einer Reihe von offenen Schaltern für Geschäfte, die etwas länger dauern, und geschlossenen Räumen für ausführlichere Gespräche, die mehr Diskretion erfordern. 

Mitglieder, die eine Weile warten müssen, können dies in einem Wartebereich mit bequemen Sitzgelegenheiten tun. Diese bringen mit ihren organischen Formen eine weichere Atmosphäre in den Raum und können flexibel angeordnet werden. Außerdem gibt es eine gemütliche Kaffee-Ecke mit Wifi, TV und Musik. So vergeht eine kurze Wartezeit wie im Flug." 

Wie sind Sie vorgegangen? 
"Der Teil der Bürogestaltung war Teil eines kompletten Renovierungsprojekts. Daher war der Architekt auch für die Entwicklung des Innenarchitekturkonzepts verantwortlich. Darin sollten im Erdgeschoss 10 bis 15 Front-Office-Mitarbeiter untergebracht werden, in den Obergeschossen haben wir Back-Office-Arbeitsplätze für 140 Mitarbeiter vorgesehen. 

Einige interne Arbeitsgruppen hatten die Wünsche und Bedürfnisse im Vorfeld gut ermittelt, sozusagen als Briefing für den Architekten. Und das hat wirklich einen großen Einfluss gehabt. Genauso wie übrigens Ihr Input. Es war vor allem die Art und Weise, wie Pami uns von der ersten Vorstellung bis zur Umsetzung aktiv begleitet hat, die den Unterschied ausgemacht hat." 

Wurden alle Mitarbeiter beteiligt? 
"So weit wie möglich, denn natürlich muss man ein Gleichgewicht zwischen verfügbarem Platz, Ergonomie, Preis und so vielen anderen Aspekten einer solchen Aufgabe wahren. So haben wir uns zum Beispiel auf direkte Anregung der Mitarbeiter für eine fingerabdruckfreie Oberfläche der Konferenztische und der Schreibtische mit H-Fuß entschieden. Zwei berechtigte Wünsche des Wartungsteams. Eher praktische Aspekte also. 

Über emotionale Dinge wie Geschmack und Farbe kann man ohnehin nicht streiten, geschweige denn auf alle individuellen Wünsche eingehen. Die Ästhetik wurde daher von der internen Arbeitsgruppe Büroorganisation in Absprache mit dem Architekten bearbeitet. Und was die Ergonomie angeht, war unser Präventionsberater sehr eng eingebunden. So etwas sollte man einem unabhängigen Experten überlassen." 

Welche Anforderungen ergaben sich also aus den internen Arbeitsgruppen? 
"Aus den Arbeitsgruppen haben wir vor allem gelernt, dass wir unsere Spezifikationen in mehrere Kapitel unterteilen müssen. Bei den Standard-Arbeitsplätzen zum Beispiel könnte der Schwerpunkt eher auf den technischen Eigenschaften und dem Preis liegen. Und das richtige Verhältnis zwischen beidem. Aber bei den Themen, bei denen es mehr Spielraum für eine kreativere Interpretation gab - denken Sie an einen Warteraum, eine Kaffeeecke, die Mensa und so weiter - war es klar, dass wir in der Lage sein mussten, mehr Wert auf konzeptionelles Denken und weniger auf den Preis zu legen. 

Für diese Räume enthielt das Lastenheft also hauptsächlich eine Beschreibung des Gefühls, das sie hervorrufen sollten. Zum Beispiel: "Wartezimmer für bis zu sechs Personen, organische Formen, flexible Einrichtung, frische Farben, zeitlos". 

Bei den Bürostühlen war dann die ergonomische Qualität das oberste Gebot. Eine interne Arbeitsgruppe unterzog daher mehrere Stühle umfangreichen Tests. Ihre Ergebnisse wurden in das Lastenheft aufgenommen. 

Wie ist Pami damit umgegangen? 
"Nun, ehrlich gesagt, hat Pami mit diesen Schwerpunkten den Unterschied gemacht. Einige andere Bewerber hatten auch schöne Konzepte vorgelegt, aber sie entsprachen überhaupt nicht unseren Erwartungen. Als ob sie uns nicht verstanden hätten, oder schlimmer noch, als ob sie uns nicht wirklich zugehört hätten. Ich denke, das ist eine wichtige Eigenschaft für jedes Unternehmen: dem Kunden zuzuhören. 

Außerdem hatten einige Bewerber niemanden im Haus, der unserem internen Team, das die Bürostühle untersuchte, die richtigen Erklärungen geben konnte. Bei Pami war diese Erklärung sehr sachkundig und auf den Punkt gebracht. 

Schließlich ist auch die Art und Weise, wie Ihre Innenarchitektin Bieke Verschueren unsere Wünsche und Bedürfnisse in einen konkret ausgearbeiteten Vorschlag umgesetzt hat, nicht zu unterschätzen. Das hat Pami definitiv einen nicht zu unterschätzenden Vorteil verschafft." 

Welche anderen Vorzüge sucht eine Organisation wie die Ihre bei einem Partner für die Bürogestaltung? 
"Schuster bleib bei deinen Leisten" ist unser Motto. Für ein Gesamtprojekt dieser Größenordnung, bei dem 150 Menschen jahrelang unter besten Bedingungen arbeiten müssen, sucht man also nicht einfach im Internet nach dem Boxmover, der einem die notwendigen Schränke, Tische und Stühle am günstigsten liefern kann. 
Wir haben vor allem einen Partner gesucht, der uns von Anfang an mit fundierter Beratung zu Einrichtungskonzepten, Materialeinsatz, Ergonomie, Akustik usw. zur Seite steht und der uns eine qualitativ hochwertige Umsetzung und einen guten After-Sales-Service garantiert. Und der uns auch eine qualitativ hochwertige Ausführung und einen guten Kundendienst garantieren konnte. 

Das ist auch der Grund, warum wir uns bewusst für ein Ausschreibungsverfahren entschieden haben (wir müssen uns an die staatlichen Vorschriften halten). So konnten wir einen großen Teil der Punkte dem konzeptionellen Ansatz zuordnen und den Preis etwas weniger in den Vordergrund stellen. 

Die "neue Arbeitsweise" war bei diesem Auftrag nicht vorrangig. Gibt es dafür einen bestimmten Grund? 
"Wie man es auch dreht und wendet, in einer Organisation wie der unseren ist immer noch viel Papier im Spiel. Unsere Mitarbeiter und Kunden haben ihre Akten in der Regel immer noch 'zur Hand'. Obwohl die Bewegung in Richtung 'neue Arbeitsweise' natürlich auch in unserer Organisation schon seit einigen Jahren im Gange ist. 
Zum Beispiel nimmt die digitale Verarbeitung von Dokumenten exponentiell zu. Und wir befinden uns in Gesprächen mit der Regierung über die Gültigkeit gescannter Dokumente und digitaler Unterschriften. Aber es ist noch ein weiter Weg bis dorthin. Deshalb haben wir uns nach wie vor dafür entschieden, jedem einen eigenen Arbeitsplatz in einem Landschaftsbüro zur Verfügung zu stellen, ergänzt durch eine Reihe von Konzentrationsarbeitsplätzen für diejenigen, die ohne Unterbrechung arbeiten wollen. 

Vor einiger Zeit haben wir auch ein Pilotprojekt gestartet, bei dem unsere Kollegen einen Tag pro Woche von zu Hause aus arbeiten können. Die Evaluierung dieses Projekts läuft noch und ist ein dynamischer Prozess.

Woran sollte für Sie wirklich nicht gespart werden? 
"Ergonomie. Wie bereits erwähnt, war das für uns sehr wichtig. Daher zum Beispiel die gründliche Prüfung der Bürostühle. Wenn man auf einem solchen Stuhl acht Stunden am Tag oder mehr sitzt, über mehrere Jahre hinweg, ist der Preis zweitrangig. Dann sollten die ergonomischen Qualitäten des Produkts ausschlaggebend sein. Aus diesem Grund haben wir uns auch für höhenverstellbare Tische entschieden. So kann jeder Benutzer seinen Schreibtisch optimal auf seine Körpergröße einstellen. 

Auch die Akustik war für uns eine wichtige Form des ergonomischen Komforts. Deshalb haben wir Akustikdecken, Schranktüren und Trennwände verwendet. Und wo es sinnvoll ist, haben wir Teppichboden verlegt. Diese Kombination dämpft den Umgebungslärm, filtert störende Geräusche und schafft so Ruhe. 
Schließlich haben wir auch einen Sitz-Steh-Sitzungsraum auf jeder Etage. Daran muss man sich erst einmal gewöhnen, aber sobald der 'Unbekannt-ist-im-Gedächtnis'-Aspekt verschwunden ist, wird jeder seine Vorteile erkennen. Übrigens planen wir eine weitere Sensibilisierungskampagne für die Nutzung dieser alternativen Sitzungsräume." 

Was war ausschlaggebend für die Wahl von Pami und wie verlief das Projekt? 
"Trotz der Tatsache, dass Ihr Preis nicht der günstigste war, hat Pami bei der sehr umfassenden Bewertung der Spezifikationen insgesamt die meisten Punkte erzielt. Mit anderen Worten: Die Punktzahl für das Budget wurde durch die Punktzahl für Kriterien wie Qualität, Konzept und Ergonomie mehr als ausgeglichen. 
Dieses konzeptionelle Denken und die reibungslose Umsetzung des Projekts hatten für uns also einen Mehrwert, der sich nur schwer in Geld messen lässt. Ihre Flexibilität, zum Beispiel, als unsere Straße plötzlich unterbrochen wurde. Oder als andere unvorhergesehene Dinge auf der Baustelle auftauchten, was bei einem Projekt wie diesem unvermeidlich ist. Aber die positive Art und Weise, in der sich Pami in diesen Momenten immer verhalten hat und mit den Problemen umgegangen ist, einschließlich der Interventionen in letzter Minute, hat dazu geführt, dass wir unsere Termine immer einhalten konnten. 

Das ist eine fantastische Leistung, und ich möchte Patrick Lehaen für seine Arbeit vor Ort und Helene Ramos für die Logistik ein großes Lob aussprechen. Und auch Tina Wauters verdient definitiv eine Erwähnung für die Art und Weise, wie sie die Kommunikation zwischen allen Parteien geregelt hat. 

Ein zufriedener Kunde. Könnte das die allgemeine Schlussfolgerung sein? 
"Ich würde sagen, ein sehr zufriedener Kunde. Die neue Arbeitsumgebung wurde sehr positiv aufgenommen. Wir haben viele spontane Komplimente über das warme Aussehen, den Komfort, die Akustik usw. erhalten. Dies ist ein Büro, in dem es sich angenehm und komfortabel arbeiten lässt und in dem wir unsere Kunden mit dem gebührenden Stolz empfangen können."