JDE

Ende September 2018 sind die Retail- und Professional-Teams von Jacobs Douwe Egberts Belgien in eine völlig neue Arbeitsumgebung umgezogen, nachdem sie jahrzehntelang gemeinsam mit der Produktion am selben Standort untergebracht waren. Das neue Zuhause ist mit vielen Veränderungen und einem Neuanfang mit neuer Dynamik verbunden. 

"Bei der Wahl des neuen Standorts war die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln entscheidend", eröffnet Nancy De Hertogh, HR Assistant Jacobs Douwe Egberts BE. "Das gilt sowohl für die Gewinnung von Talenten als auch für die Bindung der festangestellten Mitarbeiter, die von einem Umzug von Grimbergen nach Antwerpen oder Brüssel nicht begeistert waren." 

Der Suche nach einem neuen Standort ging eine gründliche Untersuchung der Situation in Grimbergen voraus. "Die Belegungsrate, die Anzahl der genutzten Quadratmeter, die Lager- und Archivflächen... all das wurde erfasst", blickt Annick Vandenbulcke, Head of Occupier Advisory bei Colliers International, zurück; der ausgewählte Partner, der den Verkauf des Standorts in Grimbergen sowie die Suche nach einem geeigneten neuen Standort und die komplette Einrichtung und Dekoration der neuen Büroräume übernahm. 

Semi-flexibler Arbeitsplatz

"In Grimbergen hatte jeder Mitarbeiter noch seinen eigenen Arbeitsplatz, während wir für das neue Haus halbflexibles Arbeiten und vor allem die Zusammenführung der Teams, die häufig zusammenarbeiten müssen, vorsahen", erklärt Nancy De Hertogh. "Das stieß zunächst auf Widerstand, aber mit den notwendigen Informationsveranstaltungen konnten auch die Vorteile vermittelt werden." 

Bei der Erstellung des Anforderungsprogramms standen einige harte Kriterien im Vordergrund: alle Mitarbeiter müssen auf einer Etage untergebracht werden, es muss ein Betriebsrestaurant geben und es müssen ausreichend Parkplätze vorhanden sein. "Am Ende kamen wir auf etwas mehr als 2.000 m² benötigter Fläche auf einer Ebene, um sowohl die Mitarbeiter des Einzelhandels als auch die Fachkräfte gemeinsam unterzubringen, was nicht selbstverständlich ist", erklärt Nancy De Hertogh. "Außerdem war geplant, die Werkstatt und den Schulungsraum für das technische Personal, das die Kaffeemaschinen repariert, auf der gleichen Fläche unterzubringen. Nicht zuletzt mussten wir in einem kleinen Kreis um den alten Standort in Grimbergen suchen". In die engere Wahl kamen drei Standorte, von denen schließlich das "Buro & Design Centre" ausgewählt wurde. 

Kaffee- und Teegeschäft strahlt aus 
Natürlich hat ein Unternehmen wie Jacobs Douwe Egberts klare Corporate-Identity-Richtlinien, die eingehalten werden müssen. "Die Hauptlinie besteht darin, das, was wir tun, auszustrahlen, kurz gesagt, unser Kaffee- und Teegeschäft für alle sichtbar zu machen, die es betreten", stellt Nancy De Hertogh klar. 

"Für unser neues Zuhause wollten wir uns von einem klassischen Bürolook lösen. Die Begegnung mit Menschen ist in der neuen Arbeitsumgebung sehr wichtig, und wer an Begegnung denkt, denkt spontan an Kaffee und eine Kaffeebar! Es war also klar, dass wir uns hiervon inspirieren lassen mussten. 

Der Eingang überrascht mit einem Erscheinungsbild, das nichts mit dem gemein hat, was man sich unter einem Empfang vorstellt. Der Besucher taucht sofort in die Welt des Kaffees ein, mit einer echten Kaffeebar, einem Überblick über die Marken unter dem internationalen Dach von JDE, mehreren Nischen mit neuen Kaffeeprodukten und einer faszinierenden Sammlung antiker Kaffeemühlen. 

"Die beiden Führungsteams der Abteilungen Retail und Professional sitzen jeweils an einem zentralen Arbeitstisch", erklärt Annick Vandenbulcke. "Ihre Teams sind um diesen Tisch herum verteilt. Bei der Auswahl der Farben haben wir vor allem an Brauntöne und Kaffeefarben gedacht". Bei der Gestaltung fällt auf, dass die verschiedenen Marken, aus denen sich JDE zusammensetzt, mit ihrer eigenen Identität angesprochen werden. So erhielten einige Sitzungsräume eine spezielle Dekoration im Stil der Marken Jacqmotte, Black Cat, L'Or usw. An den Glaswänden sind grafische Bildschirme angebracht, die unter anderem mit Kaffeekannen, -tüten und -löffeln auf das Kaffeeerlebnis verweisen. 

Überall tauchen kreative und spielerische Elemente auf, die immer wieder auf die Welt des Kaffees hinweisen: Lampenschirme aus gepresstem Kaffeesatz, Kaffeekannen und -tüten aus Porzellan, die zu Beleuchtungskörpern umfunktioniert werden, Sitzsäcke, die mit Jute aus Kaffeesäcken gefüttert sind, usw. 

Botschafter-Team 
Um die Veränderung bestmöglich zu bewältigen, wurde ein "Botschafterteam" gebildet, das aus einem Delegierten pro Mitarbeiterteam bestand. Das "Veränderungsteam" gab alle Informationen über das Umzugsprojekt an die Botschafter weiter, die ihrerseits die Teams informierten, Feedback gaben und gemeinsam die Veränderung bewältigten. 

"Die Mitarbeiter hatten ein großes Mitspracherecht bei der Gestaltung ihres neuen Arbeitsumfelds", blickt Nancy De Hertogh zurück. "Es wurde ein Arbeitsplatzspiel entwickelt, das die Nutzer dazu bringen sollte, sich kritisch mit ihrem zukünftigen Arbeitsplatz, der Raumnutzung, der Zonierung, kurz gesagt, mit der neuen Arbeitsumgebung auseinanderzusetzen. Auf diese Weise wuchs die Interpretation des Einzugs von den Nutzern her". 

Annick Vandenbulcke fährt fort: "Gemeinsam mit dem Botschafterteam wurde ein Handbuch für die Nutzer der neuen Arbeitsumgebung entwickelt, in dem alle Informationen über die Nutzung, die Ausrüstung und die zu beachtenden Regeln zusammengefasst sind." Insgesamt arbeiten bei JDE etwa 200 Personen, davon 70 hauptsächlich im Außendienst. In der neuen Büroumgebung stehen 128 Arbeitsplätze zur Verfügung. 
Arbeitsplätze mit optimalem ergonomischem Komfort. 

Jeder Arbeitsplatz ist mit einem 23-Zoll-Computermonitor ausgestattet, der an einem beweglichen Arm für optimalen ergonomischen Komfort angebracht ist. In die Auswahl der Möbel wurde viel Zeit investiert. Es gibt auch viele individuelle Anpassungen nach den Entwürfen von Colliers International, die auch die Produktion überwacht haben. 

Die Sitzungsräume sind über die gesamte Büroetage verteilt. "Es wurden vor allem kleinere Räume für 4 bis 6 Personen gewählt", erklärt Nancy De Hertogh. "Außerdem gibt es eine größere Einheit für bis zu 12 Personen und zwei Räume, die miteinander verbunden werden können. Besonderes Augenmerk wurde auf die A/V-Ausstattung gelegt, um Telefonkonferenzen zu ermöglichen". 

Überall sind "Bubbles" verstreut, die für alle Teammitglieder schnell erreichbar sind. Darüber hinaus sind der besonders gemütliche und wohnliche "Pausenraum" mit voll ausgestatteter Küche für die Mitarbeiter sowie die Kaffee-Ecken multifunktional für verschiedene Besprechungen oder als zusätzlicher Arbeitsplatz. 

"Die Hauptlinie ist die Ausstrahlung unserer Arbeit, kurz gesagt, die Sichtbarmachung unseres Kaffee- und Teegeschäfts für alle", so Nancy De Hertogh. 

Schnelle Akklimatisierung 
Als das 'Buro & Design Center' als neuer Standort ausgewählt wurde, war die Etage noch besetzt. "Alles musste noch ausgeräumt werden und der Eigentümer des Gebäudes entscheidet sich immer für eine schrittweise Erneuerung der zentralen Bereiche, wenn ein Mieter auszieht", erklärt Annick Vandenbulcke. "Die neue Arbeitsumgebung für JDE wurde im Februar 2018 zunächst bis auf den Beton entkernt. Erst im März 2018 konnte mit den Ausbauarbeiten begonnen werden, wobei Colliers International auch die Techniken koordinierte, um schneller voranzukommen. Die gesamte Bodenfläche wurde mit einem WiFi-Netz ausgestattet. 

Sechs Monate nach dem Einzug haben sich alle an das neue Arbeitsumfeld gewöhnt, und es sind einhellig positive Kommentare zu hören. "Ein Umzug wie dieser ist ideal, um sich zu erneuern, die Arbeitssituation zu korrigieren und einen Blick in die Zukunft zu werfen", stellt Nancy De Hertogh fest. "Die neuen Schreibtische mit elektrischer Höhenverstellung an allen Arbeitsplätzen finden großen Anklang. Auch die Befürchtung, keinen Arbeitsplatz mehr zu finden, weil man keinen eigenen Platz mehr hat, hat sich völlig zerstreut. Das Botschafterteam überwacht auch die korrekte Nutzung aller Einrichtungen und hilft, wo es nötig ist". 

"Neben dem eigentlichen Showroom sind die Kaffee-Ecken auch als lebendiger Showroom für die Professional-Abteilung von JDE konzipiert", fährt Annick Vandenbulcke fort. "Und dann gibt es noch die D.E. Academy, der Raum im vorderen Bereich, in dem sich alles um das Kaffeeerlebnis dreht. Hier können Gruppen selbst Kaffee mischen und rösten, um die Geschmacksentwicklungen zu entdecken, oder auch an Barista-Workshops teilnehmen." 
 
Quelle: Profacility.co.uk 
Fotos: Marc Detiffe